Danışmanlık / Eğitim

Krizi Fırsata Dönüştürme = Umutsuzluğun Hediyesi

Kriz dönemleri yalın iş süreçlerinin ve üretimin devreye alınması ve yaygınlaştırılması için en uygun zamanlardır. Aslında, bunu bilen kurum ve kuruluşlar ve danışmanlar umutsuzluktan çıkma çalışmalarına başladılar bile… 

Bunun için en azından üç nedenleri vardı;

• Paradigma Değişikliği: Kriz dönemleri ve umutsuzluk; bireylerin ve organizasyonların, mevcut paradigmaları sorgulama isteği oluşturmada bir fırsat penceresi açar, yeni ve konuya yönelik daha uygun zihinsel modellerin geliştirilmesini sağlar.
• Hızlı Nakit Akışı Geliştirme: Büyük çapta ve hızlı stok azalmaları yalın uygulamaların en başta görülen yararlarıdır. Bu ise, günümüzün zor ve pahalı kredi şartları dikkate alındığında, daha da önem kazanır.
• Kendi Kendini Finanse Etme: Uygun şekilde planlandığı takdirde yalın uygulamalar düşük bir yatırımla başlatılabilir. En fazla nakit akışı ise bu ilk dönemlerde oluşur. Yalın uygulamalar genellikle birkaç ay içinde, kendi kendini finanse eder duruma gelebilmektedir.

Danışmanlık Süreci

Danışmanlık süreci aslında daima iki yönlü bir çalışma karakteri gösterir. 

Mevcut durum analizini (Başlangıç Noktası), danışmanlık projesi için en önemli unsur olan hedef belirlenmesi (Bitiş Noktası) takip eder. Ancak bu çalışmalar yapıldıktan sonra beklenen danışmanlık hizmetlerine yönelik bir maliyet hesaplanabilir. Bunu takiben konsept geliştirme çalışmaları, uygulamalar ve yayılım dönemindeki mentorluk ve alınan önlemlerin kontrolu (verilen hedefe doğru gidilip gidilmediği ve ne ölçüde gelişme sağlandığının sürekli izlenmesi) ana başlıkları oluşturur. 

Danışmanlık sürecinde müşteri kuruluşun da üst yönetimden başlayarak desteği ve katılımı gerekir. Ancak bu sayede dış faktörlerin dikkate alındığı bir hizmet verilebilir.

Çalışma Yaklaşımı

• İhtiyaca uygun proje oluşturma
• Yeni sistemlerin kurulması
• Mevcut sistemlerin daha etkin hale getirilmesi

Bunları gerçekleştirmek için;

• Kuruluşunuzu inceleriz
• Hedeflerinizi birlikte gözden geçiririz
• Faaliyet gösterdiğiniz alan ve bu alandaki kuruluşlar hakkında araştırma yaparız
• Yöneticileriniz ve çalışanlar ile görüşürüz
• Mevcut durum ve ihtiyaç analizi yaparız
• “Size özel” önerileri içeren ve kuruluşun müşterilerinde kısa sürede gözle görülebilir iyileşmelerin elde edilebileceği bir proje oluştururuz

Proje uygulama

Ana yaklaşım: Planlama-Uygulama-Gözden geçirme-Geliştirme

• Hizmet alan kuruluş temsilcilerinden ve danışmanlarımızdan oluşan bir Proje ekibi kurarız
• Yol haritası çıkarırız
• Proje süresince ihtiyacınız olan eğitim programlarını önerir ve düzenleriz
• Uygulamalara eşlik ederiz
• Projeyi sürekli olarak izler ve geliştiririz

“Esnek Fabrika/Kuruluş Metodolojisi” olarak nitelendirdiğimiz çalışmalarda 

• Görmeyi öğrenmek, öğrenmeyi iyi yöneterek bütünü görmek
• Doğru işlere odaklanarak bu işleri doğru yapma yaklaşımını yaygınlaştırmak
• Kısa sürede sonuca gitmek
• Sürdürülebilir başarıyı garanti altına almak
• Tedarikçiden ürün ve hizmetlerin verildiği müşteriye kadar tüm faaliyetleri ve süreçleri tedarik zincirinin merkezi olarak görmek
• Kaynakların optimal kullanıldığı fakat pazar beklentilerinin en fazla sağlandığı bir durum oluşturmak

temel prensibimizdir.

Proje Adımları

Adım 1 - Potansiyel Analiz

• Kuruluşun atıl rezervlerinin/hantal yapısının ortaya çıkarılması
• Potansiyel analizin faydası: Kuruluş
  • Ana faaliyetlerin mevcut durumu
  • Potansiyelin sağlayacağı yararlar (mümkün olduğunca parasal olarak)
  • Karar verme mekanizmaları 
  • Geçmiş başarılı ve başarısız uygulamalar ve nedenleri

hakkında bilgi elde edecektir.

Danışmanlık hizmetleri

• Kuruluşun mevcut durumun belirlenmesi ve analizi (şirket büyüklüğüne bağlı olarak 1-3 gün alabilmektedir). Bu aşamada aşağıdaki hızlı değerlendirme yöntem ve araçları kullanılabilmektedir:
  • Temizlik, düzen, iş sağlığı ve güvenliği 
  • Kurumsal olgunluk düzeyi
  • Yalın anlayış ve yalın yönetim anlayışı
  • Pazar odaklılık/Müşteri memnuniyeti/bağlılığ
  • EFQM Business Excellence Model, vb.
• Mevcut durumun değerlendirilmesi
• Şirkete özel potansiyellerin belirlenmesi
• Potansiyelin değerlendirilmesi
• Sonuçların ve yapılması gerekenlerin sunumu ve uygulamanın sağlayacağı yararlar

Adım 2 - Yol Haritası

Amaç: Analizde ortaya çıkan potansiyelin kullanılması ve iyileştirmelerin hayata geçirilmesine yönelik yol haritasının hazırlanması 

Kapsam: Başarılı bir uygulama için gerekli görülen tüm şartların, alınması gereken önlemlerin, olası masrafların ve zaman planının ortaya konulması

Planın yararları:

• Potansiyelin hayata geçirilmesinde hedef ve önceliklerin tam tanımlanması
• Beklenen sonuçların ve maliyetlerin belirlenmesi
• Maliyet/Fayda analizi, izleme göstergelerinin ve kilometre taşlarının belirlenmesi

Danışmanlık hizmetleri

• Hedeflerin ve proje önceliklerinin belirlenmesi
• “Esnek kuruluş metodolojisi” kavramının tanıtılması
• Ölçütlerin ve performans kriterlerinin tanımlanması
• Önemli kilometre taşlarının belirlenmesi
• Ekip üyeleri için eğitim planlarının oluşturulması 
• Uygulamanın Maliyet/Fayda karşılaştırması
• Önceliklerin ve destek kapsamının kararlaştırılması
• Yol Haritası hazırlanması

Danışmanlık/Eğitim/Moderasyon

• Strateji çalıştayı
• Yalın yönetim
• Yönetim araçları ve teknikleri 
• Tedarikçilerle ve işbirliği ortakları ile bütünleşme programı
• Ekip anlayışı ve çalışmaları 
• Değer akışı analizi ve tasarımı
• Süreç tasarlama ve optimizasyonu
• 5 S
• Planlama, kontrol, performans göstergeleri üzerinden yönetim
• Müşteri odaklılık, memnuniyet ve bağlılığı

Adım 3 - Uygulama

• Uygulama yol haritasında tanımlanan hedefler ve kilometre taşlarına göre yapılır
• Danışman, müşteri kuruluşa özel olarak hazırlanan programa eşlik eder
• Yol haritasında tanımlanan destek kapsamı müşteri tarafından da onaylanmalıdır
• Proje, ilk planda 3 aylık (100 günlük) bir program dönemi sonunda elle tutulur bazı başarı göstergeleri görülecek şekilde yapılandırılır

Adım 4 - Alınan Önlemlerin Kontrolu ve İzlenmesi

• Başarı faktörleri
  • Değişime hazır olmak
  • Profesyonel organizasyon ve üst yönetim/patron taahhüdü ve desteği
  • Yöntemler/Araçlar
  • Yetkinlik
  • Süreç odaklılık
  • Sürekli iyileştirme proje planı
  • Hedefler üzerinde uzlaşım
  • İletişim
• Performans (değer zinciri içinde yalın ve hafif yapı odaklılık)
  • Ürün ve hizmetler
  • Süreçler
  • Organizasyon